หอจดหมายเหตุ สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ (NIDA ARCHIVES)
บทความ โดย : พรทิพย์ โรจนพิทยากร
สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์เป็นสถาบันอุดมศึกษา ระดับบัณฑิตศึกษาด้านพัฒนบริหารศาสตร์ ก่อตั้งขึ้นเมื่อวันที่ ๑ เมษายน พ.ศ.๒๕๐๙ โดยรับโอนงานบางส่วนจากคณะรัฐประศาสนศาสตร์ มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ สภาพัฒนาการเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ และสำนักงานสถิติแห่งชาติ ตลอดระยะเวลาที่ผ่านมา สถาบันได้พัฒนาอย่างต่อเนื่อง โดยขยายและปรับปรุงการศึกษา การฝึกอบรม การวิจัย และการให้บริการวิชาการแก่ภาครัฐและเอกชนทั้งในส่วนกลาง ส่วนภูมิภาคและในต่างประเทศ
๑. ความเป็นมา
สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์เป็นสถาบันอุดมศึกษา ระดับบัณฑิตศึกษาด้านพัฒนบริหารศาสตร์ ก่อตั้งขึ้นเมื่อวันที่ ๑ เมษายน พ.ศ.๒๕๐๙ โดยรับโอนงานบางส่วนจากคณะรัฐประศาสนศาสตร์ มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ สภาพัฒนาการเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ และสำนักงานสถิติแห่งชาติ ตลอดระยะเวลาที่ผ่านมา สถาบันได้พัฒนาอย่างต่อเนื่อง โดยขยายและปรับปรุงการศึกษา การฝึกอบรม การวิจัย และการให้บริการวิชาการแก่ภาครัฐและเอกชนทั้งในส่วนกลาง ส่วนภูมิภาคและในต่างประเทศ นับตั้งแต่ก่อตั้งจนถึงปัจจุบัน สถาบันมีเอกสาร สิ่งพิมพ์ ข้อมูลและสารสนเทศหลายประเภทจำนวนมาก เช่น เอกสารการก่อตั้งสถาบัน การดำเนินงาน รายงานประจำปี รายงานการประชุม หนังสือราชการ หนังสือ วารสาร ภาพเหตุการณ์สำคัญ เป็นต้น สิ่งพิมพ์ดังกล่าวจัดเก็บกระจายตามหน่วยงานเจ้าของเรื่อง หากไม่รวบรวมและจัดเก็บอย่างเป็นระบบอาจสูญหายและยากต่อการศึกษาค้นคว้า
แนวคิดในการจัดตั้งหอจดหมายเหตุ สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ปรากฏในแผนพัฒนาระยะยาวของสถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ (พ.ศ. ๒๕๓๗) กำหนดให้สำนักบรรณสารการพัฒนาเป็นผู้ดำเนินการ ตามลำดับดังนี้คือ (๑) รวบรวมและคัดสรรข้อมูลและสารสนเทศที่เกี่ยวกับประวัติ พัฒนาการและการดำเนินงานของสถาบัน (๒) ประสานงานกับคณะ/สำนัก/โครงการ และหน่วยงานต่าง ๆ ของสถาบัน เพื่อขอสารสนเทศที่เกี่ยวข้อง ซึ่งอาจเป็นจดหมายเหตุได้ (๓) จัดการข้อมูลและสารสนเทศเกี่ยวกับสถาบัน และจัดทำคู่มือ/ดรรชนี ช่วยการค้นคว้าและเผยแพร่ (๔) จัดทำสำเนาจดหมายเหตุเพื่อให้บริการและจัดเก็บต้นฉบับเอกสาร/จดหมายเหตุไว้ในรูปสื่อต่าง ๆ เช่น ไมโครฟิล์ม เพื่อให้สามารถเก็บไว้ได้ยั่งยืนนานเป็นเอกสารหลักฐานเชิงประวัติสถาบัน อย่างไรก็ตาม การจัดตั้งหอจดหมายเหตุก็ยังไม่เกิดขึ้น จนถึงสมัยอธิการบดี รองศาสตราจารย์ ดร. ปรีชา จรุงกิจอนันต์ ได้รื้อฟื้นเรื่องการจัดตั้งหอจดหมายเหตุขึ้นอีกครั้งหนึ่ง สำนักบรรณสารการพัฒนาได้เสนอโครงการจดหมายเหตุ สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ กิจกรรมในระยะแรกเริ่มด้วยการขอรับบริจาคสิ่งของหรือวัตถุมีค่าทางประวัติศาสตร์ที่เกี่ยวกับสถาบันมารวบรวมไว้ การดำเนินงานไม่คืบหน้าเท่าที่ควร ไม่มีผู้บริจาควัตถุที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ โครงการจดหมายเหตุจึงต้องชะลอออกไป
พุทธศักราช ๒๕๕๑ ศาสตราจารย์ ดร.สมบัติ ธำรงธัญวงศ์ อธิการบดีได้มอบนโยบายให้ผู้อำนวยการ สำนักบรรณสารการพัฒนา ในขณะนั้นคือ รองศาสตราจารย์ ดร.ระวีวรรณ เอื้อพันธ์วิริยะกุล ซึ่งได้มอบให้ ผู้เขียน รับไปดำเนินการจัดตั้งหอจดหมายเหตุเพื่อเป็นแหล่งศึกษา ค้นคว้าประวัติและพัฒนาการของสถาบัน นับเป็นจุดเริ่มต้นของหอจดหมายเหตุ สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ (NIDA ARCHIVES)
๒.๑ เอกสารจดหมายเหตุ
หัวใจสำคัญของงานจดหมายเหตุคือแสวงหา รวบรวมและรับมอบเอกสารประวัติศาสตร์ที่เกี่ยวข้องกับประวัติ พัฒนาการ และการดำเนินงานของสถาบัน เมื่อผู้เขียนได้รับมอบหมายให้จัดตั้งหอจดหมายเหตุ ได้เริ่มสำรวจเอกสารที่มีผู้รวบรวมไว้บางส่วนตามแนวคิดของสถาบันที่ต้องการให้จัดตั้งหอจดหมายเหตุ เอกสารที่สำรวจเป็นเอกสารโต้ตอบของผู้บริหารซึ่งมีจำนวนน้อยและไม่ต่อเนื่อง และเอกสารหลักสูตร นอกจากนี้ได้สำรวจสิ่งพิมพ์ของหน่วยงานต่าง ๆ ที่ได้รวบรวมไว้ อาทิ กฎหมาย ข้อบังคับ และระเบียบสถาบันบัณฑิตพัฒน-บริหารศาสตร์ เอกสารการจัดตั้งหน่วยงานของสถาบัน หนังสือที่จัดพิมพ์ในโอกาสครบรอบการสถาปนาสถาบันครบ ๑๐ ปี ๑๙ ปี ๒๐ ปี ๒๓ ปี ๒๔ ปี ๓๐ ปี ๓๖ ปี และได้ประสานกับกลุ่มงานสารบรรณเพื่อขอเอกสารรายงานการประชุมคณบดี/ผู้อำนวยการสำนักและเอกสารการประชุมสภาสถาบันที่มีอายุเกิน ๒๐ ปี เพื่อจัดเก็บเป็นเอกสารจดหมายเหตุ กลุ่มงานสารบรรณได้ส่งมอบเอกสารให้หอจดหมายเหตุ ๒ ครั้ง ครั้งที่ ๑ ได้ส่งมอบรายงานการประชุม ทคอ. (พ.ศ.๒๕๐๙-๒๕๑๔) คำสั่งสถาบันฯ (พ.ศ.๒๕๐๙-๒๕๑๑,๒๕๑๗-๒๕๑๙,๒๕๒๒,๒๕๒๘) ประกาศสถาบันฯ (พ.ศ.๒๕๔๑,๒๕๔๔) ครั้งที่ ๒ ได้ส่งมอบรายงานการประชุมสภาสถาบัน จำนวน ๑๖ แฟ้ม (พ.ศ.๒๕๐๙-๒๕๔๐) รายงานการประชุม ทคอ. จำนวน ๒๘ แฟ้ม (พ.ศ.๒๕๑๕-๒๕๔๐) สรุปมติที่ประชุม ทคอ. (พ.ศ.๒๕๑๘-๒๕๒๗) รายงานการประชุมคณะกรรมการการศึกษาต่อเนื่อง (พ.ศ.๒๕๓๗-๒๕๔๑) คำสั่งสถาบันฯ จำนวน ๘๔ แฟ้ม (พ.ศ.๒๕๑๒-๒๕๑๖,๒๕๒๐-๒๕๒๗, ๒๕๒๙-๒๕๔๙) สำเนาประกาศสถาบันฯ และสภาสถาบันฯ จำนวน ๑๐ แฟ้ม (พ.ศ.๒๕๔๐-๒๕๔๓,๒๕๔๕-๒๕๔๙) และ ประกาศคณะปฏิวัติ จำนวน ๑ แฟ้ม (พ.ศ.๒๕๑๔)
๒.๒ โครงสร้างของหอจดหมายเหตุ สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์
หอจดหมายเหตุ สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ อยู่ในการดูแลของกลุ่มงานจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ สำนักบรรณสารการพัฒนา ขึ้นตรงต่อผู้อำนวยการสำนักบรรณสารการพัฒนา ประกอบด้วยบุคลากร จำนวน ๕ คน คือ บรรณารักษ์ชำนาญการพิเศษ ๑ คน นักจดหมายเหตุ ๑ คน ภัณฑารักษ์ ๑ คนผู้ปฏิบัติงานบริหารชำนาญงาน ๑ คน และผู้ปฏิบัติงานบริหารปฏิบัติการ ๑ คน
๒.๓ วัตถุประสงค์
๒.๓.๑ เพื่อรวบรวมจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุของสถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ให้เป็นระบบ สะดวกต่อการศึกษา ค้นคว้าความเป็นมา และพัฒนาการของสถาบัน
๒.๓.๒ เพื่ออนุรักษ์เอกสารจดหมายเหตุของสถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ให้เป็นหลักฐานเชิงประวัติศาสตร์ที่ถาวร
๒.๓.๓ เพื่อเผยแพร่สารสนเทศจดหมายเหตุของสถาบันแก่หน่วยงานและบุคคลทั้งภายในและภายนอกสถาบัน
๒.๓.๔ เพื่อให้บุคลากรของสถาบัน และผู้สนใจได้เข้าใจและตระหนักถึงบทบาทของสถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์อย่างถูกต้อง
๒.๔ เป้าหมาย
การดำเนินงานหอจดหมายเหตุมีเป้าหมายสำคัญดังนี้คือ
๒.๔.๑ มีหอจดหมายเหตุเป็นสถานที่เก็บรวบรวมเอกสารจดหมายเหตุของสถาบันอย่างเป็นระบบ
๒.๔.๒ เอกสารจดหมายเหตุได้รับการดูแลรักษาอย่างถูกวิธีและถาวร
๒.๔.๓ มีบริการสารสนเทศจดหมายเหตุของสถาบันที่สะดวก รวดเร็ว และถูกต้อง
๒.๔.๔ เน้นคุณค่าและความสำคัญของเอกสารจดหมายเหตุ เพื่อสร้างความคิดและความเข้าใจ
ให้บุคลากรของสถาบันเกี่ยวกับการอนุรักษ์เอกสารประวัติศาสตร์ที่บอกถึงที่มาและพัฒนาการของสถาบัน
๒.๕ ขอบเขตของเอกสารที่จัดเก็บ
เอกสารจดหมายเหตุ สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ เป็นเอกสารที่สิ้นกระแสการปฏิบัติงานและได้ผ่านการประเมินว่ามีคุณค่าทั้งทางด้านกฎหมาย การเงิน การบริหาร การศึกษา การวิจัย และประวัติสถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ อาทิ
๒.๕.๑ ด้านกฎหมาย ได้แก่ เอกสารแสดงกรรมสิทธิ์ สิทธิประโยชน์ของบุคคล และหน่วยงาน
๒.๕.๒ ด้านการเงิน ได้แก่ เอกสารเกี่ยวกับรายงานสถานะทางการเงินและงบประมาณ หลักฐานทางการเงิน
๒.๕.๓ ด้านการบริหาร ได้แก่ เอกสารที่เกี่ยวกับนโยบายงานประจำ
๒.๕.๔ ด้านการศึกษา ได้แก่ เอกสารหลักสูตร ประกันคุณภาพ
๒.๕.๕ ด้านการวิจัย ได้แก่ แผนงานวิจัย โครงการวิจัย
๒.๕.๖ ด้านนักศึกษา ได้แก่ กิจกรรมเกี่ยวกับนักศึกษา
๒.๕.๗ ด้านความสัมพันธ์กับต่างประเทศ ได้แก่ เอกสารความร่วมมือ และความช่วยเหลือทางวิชาการระหว่างองค์กรต่างประเทศกับสถาบัน
๒.๕.๘ ด้านประวัติสถาบัน ได้แก่ เอกสารการก่อตั้งสถาบัน คณะ สำนัก ศูนย์ สมาคม สโมสร งานพิธีพระราชทานปริญญาบัตร งานครบรอบวันสถาปนาสถาบัน
๒.๕.๙ โครงการจัดสร้างพระบรมรูป และเหรียญที่ระลึกเฉลิมพระเกียรติพระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัวภูมิพลอดุลยเดช เนื่องในวาระครบ ๔๓ ปี สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์
๒.๖ การบริการ
งานจดหมายเหตุให้บริการสำเนาเอกสารจดหมายเหตุแก่หน่วยงานเจ้าของเอกสาร และผู้ค้นคว้าทั่วไป สามารถติดต่อขอใช้เอกสารได้ที่งานจดหมายเหตุ สำนักบรรณสารการพัฒนา อาคารบุญชนะ อัตถากรชั้น ๒ ในเวลาราชการ โทรศัพท์ ๐ ๒๗๒๗ ๓๐๐๐ ต่อ ๓๗๖๐, ๓๗๖๑, ๓๗๖๒ โทรสาร ๐ ๒๓๗๕ ๙๐๒๖